Vor einigen Wochen war es noch eine Herausforderung, unsere Arbeitsprozesse an die neue Situation in der Krise anzupassen, denn die Kommunikation und die Planung mit unseren Partnern ist einer der zentralen Themen unserer täglichen Arbeit. Mittlerweile wird deutlich, dass sich Routinen aufgebaut haben.
Deshalb möchten wir Ihnen mit folgendem Blogbeitrag einige unserer Kommunikations- und Organisationstools vorstellen, mit denen wir arbeiten. Wichtig ist uns ein unkomplizierter Austausch notwendiger Informationen, ob im direkten Einzelkontakt als auch mit größeren Workshop-Gruppen. Die Meeting-Tools verfügen alle über eine Chat-, Audio- und Videofunktion.
Kommunikationstools
Zoom
+ kostenfreie Basisversion
+ sehr einfache Nutzung
+ Videos in „Galerieansicht“, damit sich alle Teilnehmer gleichzeitig gesehen können
– App-Installation im Browser kompliziert
– Datenlecks werden aktuell aufgearbeitet, aber Datenschutz bedenken bleiben
Microsoft Teams
Teil der Office365-Familie
+ direkte Anbindung an Office365-Dienste
+ Chat- und Organisationsfunktionen auch außerhalb des Meetings verfügbar
+ Screensharing-Funktion
+ Besprechungs- und Gruppengesprächsaufzeichnung möglich
– bei Videokonferenz nur 4 Teilnehmer gleichzeitig sichtbar
– keine Einzelgesprächsaufzeichnung
Cisco Webex
+ Möglichkeit zur Einstellung „persönlicher Räume“
+ gleichbleibende persönliche Meeting-URL
+ Audio-Einwahl per Telefon möglich
+ unkompliziertes Terminieren von Meetings
+ Whiteboard-Funktion ermöglicht ein gemeinsames Bearbeiten von geteilten Inhalten
– je nach Version kostenintensiv
Organisationstools
Wer macht was bis wann?
Um Aufgaben transparent zu machen und den Überblick zu behalten, empfehlen sich Planungs-Tools. Auch können Sie verschiedene Workflows und Stufen hinterlegen. Probieren Sie es aus! Tools für die Organisation und Umsetzung von Aufgaben. Unterstützende Planungstools sind zum Beispiel:
Microsoft Planner
Teil der Office365-Familie
+ direkte Anbindung an Office365-Dienste
+ gut nutzbare Browser-Version
+ Planner im Kanban-Stil mit vielen nützlichen Funktionen
+ einfache Nutzung verschiedener Boards mit verschiedenen Teams; gleichzeitig persönliche Übersicht über alle Boards möglich
– keine eigene App, Desktopversion in Microsoft Teams (sinnvoll) eingebunden
Trello
Trello ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, das eine umfangreiche autonome Arbeitsorganisation ermöglicht. In seinem Aufbau orientiert es sich an der japanischen Produktionsplanungsmethode Kanban.
+ Nutzung über webbasierte Desktop-Version und Mobile-App
+ flexible Gestaltungs- und Planungsmöglichkeiten in Form von Boards für Projekte, Aufgaben, Workflows, etc.
+ benutzerfreundlich und intuitiv
+ Kostenlose Basis-Version
- keine Möglichkeit, die Inhalte auf dem eigenen Server zu speichern
- Support nur per E-Mail erreichbar
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